Административные регламенты и стандарты предоставления государственных и муниципальных услуг

Об утверждении Административного Регламента по предоставлению муниципальной услуги «Согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу, актов на списание документов с истекшим сроком хранения» в администрации сельского поселения Звезда муниципального района Безенчукский Самарской области»

             В соответствии Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 года, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003г № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Устава сельского поселения,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Административный Регламент по предоставлению муниципальных услуг администрацией сельского поселения  Звезда «Согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу, актов на списание документов с истекшим сроком хранения» в администрации сельского поселения  Звезда муниципального района Безенчукский Самарской области

2. Настоящее постановление вступает в силу с момента его подписания.

2. Опубликовать настоящее постановление в газете «Вестник сельского поселения  Звезда» и разместить на официальном сайте  администрации сельского поселения Звезда (admzvezda.ru)..

3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава сельского поселения Звезда                                                        Л.М.Васильева

О.В.Чапрыгина 39310

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Главы сельского поселения  Звездамуниципального района Безенчукский Самарской области от 01 октября 2013 года  № 46

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления муниципальной услуги «Согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу, актов на списание документов с истекшим сроком хранения» в администрации сельского поселения  Звезда муниципального района Безенчукский Самарской области

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Наименование муниципальной услуги – муниципальная услуга «Согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу, актов на списание документов с истекшим сроком хранения» в администрации сельского поселения  Звезда (далее – муниципальная услуга).

1.2.Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение муниципальной функции:

- Конституция Российской Федерации от 12.12.2003;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»;

-Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003);

- Устав сельского поселения  Звезда.

1.3.Наименование органа, исполняющего муниципальную услугу Муниципальная услуга исполняется непосредственно Администрацией сельского поселения  Звезда (далее – Администрация) в лице должностного лица ответственного за делопроизводство и контроль Администрации поселения (далее – специалист) совместно с отделами администрации сельского поселения (далее - отделы Администрации).

1.4.Описание заявителей

Получателями муниципальной услуги являются отделы Администрации.

1.5.Описание конечного результата исполнения муниципальной услуги.

Конечными результатами исполнения муниципальной услуги являются: сохранность, учет, систематизация документов, формирование, оформление дел и их хранение на делопроизводственной стадии до передачи в архив Администрации сельского поселения  Звезда в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

II. Требования к порядку исполнения муниципальной услуги

2.1.Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги заявитель может получить:

- непосредственно в Администрации сельского поселения  Звезда: ул. Советская, д.1

Прием заявителей осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник - 08.00 - 16.00.

Перерыв - 12.00 - 13.00.

- по справочным телефонам: факс: 8 (84676) 39-310

- посредством размещения информации на информационных стендах; публикации в средствах массовой информации «Вестник сельского поселения Звезда».

- адрес электронной почты администрации сельского поселения  Звездамуниципального района Безенчукский  zvezdaadm@yandex.ru                                                                    

- адрес официального сайта администрации  сельского поселения Звезда в сети Интернет  admzvezda.ru

Для получения информации о процедуре предоставления муниципальной услуги (далее - информация о процедуре) заявители вправе обращаться:

- в устной форме лично или по телефону к должностным лицам администрации.

- в письменном виде в адрес главы сельского поселения  Звезда;

Основными требованиями к информированию заявителя являются:

- достоверности и полнота информации о процедуре;

- четкость в изложении информации о процедуре;

- удобство и доступность получения информации о процедуре;

- оперативность предоставления информации о процедуре.

Форма информирования может быть устной или письменной в зависимости от формы обращения заявителя.

В случае устного обращения должностное лицо, осуществляющее устное разъяснение, должно принять все необходимые меры для ответа.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан должностные лица администрации подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

Специалисты администрации осуществляют информирование по телефону обратившихся граждан не более 10 минут.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист администрации, осуществляющий индивидуальное устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо согласовать другое время для устного информирования.

Специалист администрации, осуществляющий прием и консультирование (по телефону или лично), должен корректно и внимательно относиться к заявителям, не унижая их чести и достоинства

2.2.Срок исполнения муниципальной услуги

Продолжительность исполнения муниципальной услуги, завершающейся передачей документов на хранение в архив Администрации сельского поселения  Звезда с дальнейшей передачей части сформированных документов в архив районной администрации определяется сроками, определенными нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела.

Условия и сроки выполнения отдельных административных процедур представлены в соответствующих разделах административных процедур настоящего Административного регламента.

2.3.Перечень оснований для приостановления или отказа в исполнении муниципальной услуги.

Исполнение муниципальной услуги приостанавливается в случае изменения действующего законодательства, регламентирующего исполнение муниципальной услуги.

2.4.Требования к местам исполнения муниципальной услуги.

Прием заявителей для предоставления муниципальной услуги осуществляется согласно графику приема граждан в Администрации сельского поселения  Звезда.

Помещение для оказания муниципальной услуги должно быть оснащено стульями, столами.

Для ожидания приема заявителям отводится специальное место, оборудованное стульями, столами, письменными принадлежностями для возможности оформления заявления.

2.5.Требования к исполнению муниципальной услуги.

Муниципальная услуга исполняется на бесплатной основе.

III. СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР, ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ

Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

• составление номенклатуры дел;
• формирование и оформление дел;
• организация оперативного хранения документов.

Описание последовательности прохождения процедуры исполнения муниципальной услуги представлено в виде блок-схемы (№ 1,2,3) к настоящему Административному регламенту.

3.1.Составление номенклатуры дел

Административная процедура составления номенклатуры дел включает в себя следующие административные действия:

• изучение документов отделов Администрации;
• систематизация перечня заголовков дел отделов Администрации;
• составление номенклатуры дел;
• утверждение номенклатуры дел;
• доведение номенклатуры дел до отделов Администрации.

Лица, ответственные за ведение делопроизводства в отделах Администрации:

• изучают номенклатуры дел за предыдущие годы, состав дел, образующихся в деятельности отделов, их виды, состав и содержание;
• после изучения документов систематизируют перечень заголовков дел и представляют специалисту для составления сводной номенклатуры дел.
• вновь образованный отдел Администрации в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет на согласование специалисту Администрации.

Ответственность за составление номенклатуры дел в отделах Администрации возлагается на должностных лиц по полномочиям.

Специалист на основе номенклатур дел отделов Администрации:

• составляет сводную номенклатуру дел, подписывает, согласовывает с экспертной комиссией Администрации района (далее – ЭК), утверждает Главой сельского поселения  Звезда.
• после утверждения Главой сельского поселения  Звезда передает выписки из номенклатуры дел отделам Администрации из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Указанная административная процедура осуществляется в сроки в соответствии с действующими нормативными правовыми актами по вопросам архивного делопроизводства.

3.2.Формирование и оформление дел

Административная процедура формирования и оформления дел включает в себя следующие административные действия:

• группировка документов в дела и систематизация документов внутри дела;
• оформление дел.

Лица, ответственные за комплектование документов в отделах Администрации, законченные делопроизводством документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел с соблюдением следующих правил:

• помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
• помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
• не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
• подшивать в деле не более 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставлять на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2.

Муниципальные правовые акты Администрации формировать в дела отдельно от распоряжений по личному составу.

Распоряжения по личному составу формировать в отдельные дела с учетом сроков их хранения:

• распоряжения о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения – 75 лет)
• формировать отдельно от распоряжений о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения – 5 лет).

Протоколы в деле располагать в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизировать по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группировать отдельно от их проектов.

Переписку группировать за календарный год и систематизировать в хронологической последовательности: документ-ответ помещать за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группировать в дела текущего года.

Указанная административная процедура осуществляется в сроки в соответствии с действующими нормативными правовыми актами по вопросам архивного делопроизводства.

Оформление дел Административная процедура оформления дел включает в себя следующие административные действия:

• оформление реквизитов обложки дела;
• нумерация листов в деле;
• составление листа-заверителя дела;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• подшивка и переплет дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме:

• наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
• делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел администрации сельского поселения;
• заголовок дела переносится из номенклатуры дел администрации сельского поселения (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера актов, протоколов и др.);
• дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами (число и год), название месяца пишется полностью словом. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел.

Надписи на обложке дела выполняются четко, светоустойчивыми чернилами.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются.

В целях обеспечения порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи указываются количество листов в данном деле (цифрами и прописью), должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления.

Ответственность за формирование дел в отделах Администрации поселения несут их должностные лица, ответственные за делопроизводство.

Указанная административная процедура осуществляется в сроки в соответствии с действующими нормативными правовыми актами по вопросам архивного делопроизводства.

3.3. Организация оперативного хранения документов

Указанная административная процедура осуществляется с момента заведения и до передачи дел в архив Администрации.

С момента заведения и до передачи в архив Администрации дела хранятся по месту их формирования в отделах Администрации в течение календарного года.

Ответственность за сохранность документов и дел несут должностные лица отделов Администрации.

3.4. Составление и согласование описи дел по личному составу

Специалист администрации сельского поселения  составляет опись дел по личному составу в трех экземплярах и подписывает её. Глава поселения утверждает  опись дел по личному составу.  После согласования с архивным отделом муниципального района Безенчукский, один экземпляр согласованной описи дел по личному составу  возвращается в администрацию поселения; 

Дела по личному составу хранятся в архиве администрации сельского поселения  Звезда.

3.5. Составление и согласование актов на уничтожение документов с истекшим сроком хранения

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются и хранятся в администрации поселения, по истечении сроков хранения уничтожаются по акту установленной формы.

Акты на уничтожение согласовывает экспертная комиссия администрации сельского поселения  Звезда.

1У. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги

4.1.Текущей контроль за соблюдением последовательности действий, определенных настоящим Административным регламентом исполнения муниципальной функции, осуществляет должностное лицо Администрации.

4.2.Ответственность муниципальных служащих и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые в ходе исполнения муниципальной услуги.

Работники отделов Администрации, непосредственно участвующие в процедуре исполнения муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков, порядка приема, обработки, анализа и передачи документов (информации). Персональная ответственность работников по исполнению настоящего Административного регламента закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

За совершение дисциплинарного проступка - неисполнение или ненадлежащее исполнение муниципальным служащим или работником, осуществляющим техническое обеспечение деятельности Администрации, по его вине возложенных на него служебных обязанностей, в том числе обязанностей, возложенных на работника настоящим Административным регламентом, применяются в соответствии с положениями Федерального Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», а также Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ меры дисциплинарного взыскания.

У.Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица

Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной услуги определяется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Должностные лица могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) или решение, принятое в ходе исполнения муниципальной услуги устно или письменно (в форме служебной записки) к специалисту Администрации, курирующему исполнение муниципальной услуги, для принятия дальнейшего решения.

При обращении в устной форме к специалисту ответ на обращение, с согласия обратившегося лица, может быть дан устно в ходе личной беседы. При письменном обращении ведется служебное расследование по данному факту.

В служебной записке указываются:

• наименование отдела Администрации, в который направляется служебная записка, или фамилия, имя, отчество должностного лица;
• фамилия, имя, отчество заявителя;
• предмет служебного расследования;
• личная подпись заявителя и дата.

Служебная записка должна быть написана разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.

Служебная записка, содержащая обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

Обращение должно быть рассмотрено в течение 30 дней с момента его регистрации.

Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, принимается решение о применении меры ответственности к лицу, допустившему нарушения в ходе работы документами, требований законодательства Российской Федерации, муниципальных правовых актов и повлекшие за собой обращение.

Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным

Блок-схема № 1

административной процедуры «Составление, согласование номенклатуры дел»

Начало процедуры: изучение документов,

Обновление номенклатуры дел

Систематизация перечня заголовков (наименований) дел

Составление номенклатуры дел

Подписание специалистом подразделения

Направление на согласование ЭПК

Утверждение Главой поселения

Доведение до отделов администрации выписок из утверждённой номенклатуры дел для использования в работе

Блок-схема № 2

административной процедуры«Формирование и оформление дел»

Начало процедуры

Реквизиты обложки

Оформление дел

Группировка документов в дела согласно номенклатуре дел

Отделы администрации

Исполненные документы

Нумерация листов в деле

Конец процедуры

Составление внутренней описи

описи (при необходимости)

Подшивка и переплёт дела

Составление листа-заверителя дела за один календарный год

В переписке

Лист – заверитель

Раздельно постоянного и временного сроков хранения, без лишних экземпляров, черновиков, в хронологическом порядке. Проекты отдельно от оригиналов.

Документ- ответ (за документом-запросом)

Блок-схема № 3

административной процедуры «Организация оперативного хранения документов»

Начало процедуры

Проверка наличия и состояния дел (при необходимости)

исполнители

Расположение дел на полках архива, согласно номенклатуре дел

исполнители

Конец процедуры

Передача документов в архив Администрации района

Исполнители – по истечении срока хранения

Обеспечение хранения дел

исполнители